Belangrijke of dringende zaken eerst?

	URGENT	NIET URGENT
BELANGRIJK	Kwadrant I        -          Noodzaak        -          Crises        -          Dringende problemen        -          Vragen ouders        -          Vergaderingen	Kwadrant II         -          Effectief         -          Preventie         -          Ontwikkeling         -          Opbouwen van relaties         -          Visie ontwikkeling         -          Beleid
NIET BELANGRIJK	Kwadrant III        -          Teleurstelling        -          Onderbrekingen        -          Sommige telefoontjes, post en  e-mail        -          Sommige vergaderingen	Kwadrant IV         -          Verspilling         -          Dagdromen         -          TV kijken         -          Reclame         -          Roddel

.

Kwadrant I vertegenwoordigt zaken die “zowel urgent als belangrijk”zijn. Hieronder vallen het afhandelen van gesprekken met boze ouders, het halen van deadlines, aandacht voor verdrietig kind, aandacht voor verontruste medewerkers. Wij moeten tijd besteden aan zaken uit het eerste kwadrant. Als wij dit kwadrant negeren raken wij levend bedolven. Maar wij moeten beseffen dat veel belangrijke zaken urgent worden door uitstel of doordat wij niet genoeg aan preventie en planning doen.

Kwadrant II omvat activiteiten die “belangrijk maar niet urgent zijn”. Dit is het kwadrant van kwaliteit waarin wij onze planning voor langere termijn verrichten: trachten te anticiperen op problemen en deze proberen te voorkomen. Het verhogen van bevoegdheden voor collega’s, schoolplannen samenstellen en visie ontwikkelen horen in dit kwadrant. Hoe meer tijd in dit kwadrant wordt doorgebracht, des te groter wordt ons vermogen om dingen te doen. Wie dit kwadrant negeert, vergroot en voedt het eerste kwadrant en creëert stress en diepe crises. Investeren in dit kwadrant verkleint daarentegen het eerste kwadrant. Planning, voorbereiding en preventie zorgen ervoor dat minder zaken zich als urgent zullen manifesteren. Dit is het kwadrant van persoonlijk leiderschap.

Kwadrant III is bijna het fantoom van het eerste kwadrant. Het omvat dingen die “urgent maar niet  belangrijk” zijn. Dit is het kwadrant van de misleiding. Het geraas van urgentie schept de illusie van belangrijkheid. Talrijke telefoontjes, vergaderingen en onverwachte bezoekers vallen onder  deze categorie. Wij besteden veel tijd aan het derde kwadrant in een poging tegemoet te komen aan de prioriteiten en verwachtingen van anderen, daarbij gelovend dat wij actief zijn in het eerste kwadrant.

Kwadrant IV is voorbehouden aan activiteiten die niet urgent en ook niet belangrijk zijn. Dit is het  kwadrant van verspilling. We zouden hier zo weinig mogelijk tijd aan moeten besteden. Maar wij raken dermate uitgeput door ons geschipper tussen het eerste en het derde kwadrant, dat wij vaker naar het vierde kwadrant vluchten om op adem te komen. Het kwadrant biedt geen adempauze, het is puur stagnatie, achteruitgang. Aanvankelijk lijkt het allemaal prettig en aangenaam, maar snel genoeg stuiten wij op de grote leegte.